همۀ امور درخواست دفاع بهصورت سامانهای برابر راهنماهای تصویری مربوط به هریک از افراد دخیل در فرایند، از طریق پیشخوان خدمت سامانۀ گلستان انجام میشود.
دانشجویان دکتری:
۱. موفّقیّت در برگزاری جلسۀ پیشدفاع، دست کم یک ماه پیش از برگزای جلسۀ دفاع؛
2. هماهنگی با استادان راهنما، مشاور و داوران مدعوّ داخلی و خارجی برای تعیین تاریخ دفاع، صدور دعوتنامه برای استادان مدعو (توسّط کارشناس آموزش دانشکده) و ارسال آن از طرف گروه آموزشی؛
3. ثبت درخواست دفاع در بخش پیشخوان سامانۀ گلستان؛
دانشجویان کارشناسی ارشد:
۱. دانشجویان کارشناسی ارشد باید حداقل یک ماه قبل از تاریخ مشخّصشده برای دفاع، پایاننامۀ خود را برای تأیید به مدیر گروه تحویل دهند؛
۲. هماهنگی با استادان راهنما، مشاور و استادان داور داخلی برای تعیین تاریخ دفاع و صدور دعوتنامۀ داوران (توسّط کارشناس آموزش دانشکده) و ارسال آن از طرف گروه آموزشی؛